Fahrtenbuch richtig führen

Bei vielen Firmen gehört er zur Grundausstattung – der Dienstwagen. Er ist repräsentativ und bietet, wenn er auch privat gefahren werden kann, einige Vorteile. Eine Studie der Unternehmensberatung Mercer zeigt, dass 98 Prozent aller Führungskräfte einen Dienstwagen fahren, auch privat. Doch egal ob Führungsebene oder Angestellter im Außendienst oder Vertrieb – die Vorteile eines privat nutzbaren Firmenautos liegen auf der Hand.

Dienstwagen im Vorteil

Wer die Wahl hat zwischen Gehaltserhöhung und Dienstwagen, sollte sich für letzteres entscheiden. Denn in den meisten Vergleichsrechnungen zeigt sich, dass der finanzielle Vorteil ganz eindeutig beim Dienstwagen liegt. Nicht zu verwundern, dass darauf auch die Finanzämter aufmerksam geworden sind und eine weitere Einnahmequelle gewittert haben. Wer seinen Dienstwagen privat nutzt, wird steuerlich belastet. Angestellte haben zwei Möglichkeiten zur Wahl, wie die Besteuerung vom Finanzamt berechnet werden soll.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Ungünstig, wenn auch von vielen Unternehmen gewählt, ist die 1-Prozent-Methode. Der Dienstwagen-Nutzer zahlt dann jeden Monat ein Prozent der Anschaffungskosten. Zugrunde gelegt wird der Listenpreis für einen Neuwagen. Hinzu kommen weitere 0,03 Prozent für jeden privat gefahrenen Kilometer. Je teurer das Auto, desto höher auch die monatlichen Steuerabgaben.

Fahrtenbuch – reine Formsache

Für Arbeitnehmer wesentlich günstiger ist die Fahrtenbuch-Regelung, besonders, wenn das Auto privat nicht übermäßig genutzt wird. In separaten Büchern müssen die gefahrenen Kilometer gelistet werden. Das Finanzamt versteuert dabei nur die privaten Strecken, ist aber insgesamt sehr streng. Fehlen Tank-Quittungen, kennt der Fiskus kein Pardon. Eine lose Zettelwirtschaft kann ebenfalls nicht als Berechnungsgrundlage geltend gemacht werden, auch keine nachträgliche Anfertigung eines Fahrtenbuches mit Hilfe der Zettel. Denn dann, so die Argumentation des Finanzamtes, könnte nachträglich manipuliert werden. Arbeitswege werden zudem als private Nutzung angerechnet werden. Das Fahrtenbuch sollte daher immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden, dazu gehören Kilometerstand, Ziel der Fahrt und Anlass.

Aktuelle Urteile zur Führung eines Fahrtenbuchs

Ordnungsgemäße Führung gewährleisten

Wer die Privatnutzung eines Dienstwagens steuerlich nach Fahrtenbuch absetzen will, muss das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen. Es genügt nicht, wenn die Fahrtziele jeweils nur als Straßennamen angegeben sind, selbst wenn sämtliche Angaben nachträglich per Auflistung präzisiert werden.

Das entschied der Bundesfinanzhof (BFH) am 1. März 2012 (Az. VI R 33/10) in einem aktuellen Verfahren. Die Richter wiesen damit die Klage einer GmbH ab, deren Gesellschaftsgeschäftsführer in seinem Fahrtenbuch zusätzlich zu Datum und Kilometerstand zumeist nur Ortsangaben, Kundennamen oder den Zweck der Fahrt (z. B. "Tanken") angegeben hatte.

Nachträglich ergänzte er die Daten zwar mittels einer Auflistung auf Basis des handschriftlich geführten Terminkalenders, was den BFH allerdings nicht überzeugte. Laut den Juristen verlangt ein vollständig geführtes Fahrtenbuch generell sämtliche Informationen zum Ausgangs- und Endpunkt jeder Fahrt – inklusive Zieladresse und besuchtem Kunden. Diese Voraussetzung erfüllte das betreffende Fahrtenbuch nicht. Auch die nachträgliche Auflistung ist nicht ausreichend.

Lesbarkeit wird auch bei Handschrift vorausgesetzt

Wichtig ist ebenfalls, dass die Einträge im Fahrtenbuch eindeutig lesbar sind. In einem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 14. März 2012 weisen die Richter darauf hin, dass handschriftliche Aufzeichnungen in den Unterlagen für jeden nachvollziehbar sein müssen. Es reiche nicht aus, wenn der Steuerpflichtige die Einträge lesen könne, da sie nicht als Erinnerungsstütze, sondern als Nachweis für das Finanzamt dienten (BFH, Az. VIII B 120/11).

Methode nicht innerhalb des laufenden Kalenderjahrs wechseln

Wie der 4. Senat des Finanzgerichts Münster am 27. April 2012 entschied, darf ein Fahrtenbuch nicht innerhalb eines laufenden Kalenderjahres begonnen werden, sofern vorher die 1%-Regelung zur Anwendung kam (Az. 4 K 3589/09 E). Der betreffende Kläger begann am 1. Mai des Streitjahres ein Fahrtenbuch zu führen (ordnungsgemäß) und wechselte damit von der 1%-Methode in die Fahrtenbuch-Regelung. Das Finanzamt ermittelte den Nutzungsvorteil allerdings auch weiterhin nach der bisherigen 1%-Regel. Derzeit läuft allerdings noch das Revisionsverfahren des Bundesfinanzhofs (BFH, Az VI R 35/12).

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