Geldwerter Vorteil bei Dienstwagen

Wer im Auftrag des Dienstherrn unterwegs ist, fährt entsprechend entspannt. Wird das Auto allerdings zusätzlich privat genutzt, muss der Mitarbeiter dieses Privileg als geldwerten Vorteil versteuern. Geldwerte Vorteile sind in der Regel Sachbezüge bzw. –leistungen, die der Arbeitnehmer durch seinen Arbeitgeber erhält. Die Sachbezüge gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn sobald sie die Summe von 44 Euro pro Kalendermonat übersteigen. Bei einer Überlassung des Firmenwagens zum privaten Gebrauch, z. B. für Einkaufsfahrten oder Wochenendausflüge, liegt der geldwerte Vorteil sicherlich höher und ist entsprechend beim Finanzamt anzugeben. Achtung: Wird der Arbeitsweg mit dem Fahrzeug zurückgelegt, gilt das ebenfalls als private Fahrt.

Nutzung des Dienstwagens für geschäftliche und private Fahrten

Die Fahrten mit dem Dienstwagen werden in drei Kategorien unterteilt:
  • geschäftliche Unternehmungen
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und
  • die Nutzung des Pkws für private Zwecke (Bsp. zum Einkaufen, zum Kinobesuch oder gar für die Fahrt in den Urlaub)

Ein-Prozent-Regel

Durch die Nutzung des Firmenwagens entsteht ein geldwerter Vorteil, der nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG mit der „Ein-Prozent-Regelung“ versteuert werden muss. Diese Besteuerung sagt aus, dass der Arbeitnehmer vom Pkw-Bruttolistenpreis einen Prozent zuzüglich der Kosten für Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung zahlen muss. Letzteres errechnet sich aus dem Kilometersatz der Arbeitswegstrecke, welcher 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises beträgt.

Beispiel: 40.000 Euro Bruttolistenpreis für Firmenwagen, 7 km Fahrtweg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Berechnung des geldwerten Vorteils
Bruttolistenpreis 40.000 Euro x 1,00 % 400 Euro
Kosten für Fahrtweg Wohnung – Arbeit (0,03 % x 40.000 Euro= 12 Euro/km) = 12 Euro/km x 7 km + 84 Euro
monatlich zu zahlender geldwerter Vorteil = 484 Euro

Der Arbeitnehmer versteuert somit monatlich 484 Euro für seinen Firmenwagen, den er auch privat nutzen kann. [geldwertervorteilrechner]

Fahrtenbuch

Die Ein-Prozent-Regelung ist jedoch nicht die einzige Versteuerungsmöglichkeit. Vor allem für geschäftliche Vielfahrer, die ihren Firmenwagen sehr wenig für private Fahrten nutzen, bietet es sich an, die Fahrtenbuchmethode zu wählen und dabei die tatsächlichen Kosten zu versteuern . Zu dieser Berechnungsmethode kommen wir jedoch später noch.

Welche Handhabung gilt bei Nutzung des Pkws für ausschließlich geschäftliche Fahrten?

Bisher war es Gang und Gebe, dass Beschäftigte, die ihren Dienstwagen ausschließlich geschäftlich nutzen, keine Steuern zahlen mussten. Seit kurzem hat der Bundesgerichtshof seine Rechtsprechung jedoch korrigiert. Das zeigen die Fälle Az.: VI R 31/10; VI R 46/11, VI R 42/12 und VI R 23/12. Arbeitnehmer müssen daher ab sofort auch bei ausschließlicher geschäftlicher Nutzung nach der Ein-Prozent-Regel zahlen. Grund hierfür ist einzig und allein der Tatbestand, dass die Möglichkeit besteht, den Wagen für private Zwecke nutzen zu können, ganz egal ob dieser wirklich privat gefahren wird. Beispiel: 40.000 Euro Bruttolistenpreis für Firmenwagen, 1 % Versteuerung Berechnung

Berechnung des geldwerten Vorteils
Bruttolistenpreis 40.000 Euro von 1 % = 400 Euro
Monatlich zu zahlender Geldwerter Vorteil = 400 Euro

Der Beschäftige muss 400 Euro monatlich versteuern.

Fahrtenbuch

Um dem Übel des teuren Zahlens entgehen zu können, muss künftig in viel Fleißarbeit das bekannte Fahrtenbuch geführt werden. Dieses soll aufzeigen, dass lediglich geschäftliche Fahrten mit dem Firmenwagen getätigt werden. Aber Vorsicht ist geboten. Das Fahrtenbuch muss sehr sorgfältig geführt werden, damit es vom Fiskus anerkannt wird. Tipp: Um allem Übel aus dem Weg zu gehen, sollte der Arbeitgeber dem Beschäftigen ein schriftliches Nutzungsverbot für private Fahrten aussprechen. Weiterhin wäre es sinnvoll, dass der Mitarbeiter nach Feierabend gar nicht erst die Möglichkeit hat, in Besitz des Fahrzeuges zu gelangen. Beispielsweise indem der Pkw auf dem abgeschlossenen Firmengelänge steht oder der Autoschlüssel gar im Safe der Firma aufbewahrt wird.

Was muss ein Fahrtenbuch beinhalten?

Wie bereits aufgezeigt werden Fahrten mit dem Dienstwagen in die Kategorien betriebliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie private Fahrten unterschieden. Ein Fahrtenbuch muss immer vollständig, fortlaufend und vor allem zeitnah geführt werden. Um Manipulationen zu verhindern, bedarf es einer geschlossenen Form, so dass Ergänzungen, Änderungen und Streichungen erkennbar sind. Notizzettel sind nicht erlaubt. Auch müssen die handschriftlichen Aufzeichnungen gut leserlich sein.

Kategorien Inhalt
Betriebliche Fahrten
  • Datum
  • Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel (genaue Anschrift)
  • Reiseroute
  • Reisezweck
  • Name des Fahrers
  • Aufgesuchte Geschäftspartner
  • Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Notieren der Kilometerstände
  • Notiz Fahrt zwischen Wohnung und Arbeit
Private Fahrten
  • Kilometer aufzeigen
  • Grund der Fahrt ist nicht notwendig
Allgemein
  • Tankbelege mit Angabe des Datums, Kilometerstand, Betrag sowie Literanzahl, ggf. Wischwasser etc.
  • Umwegfahrten sind gesondert zu kennzeichnen , Bsp. Stau, Umleitung

Beachte: Elektronische Fahrtenbücher werden von Finanzämtern weder zertifiziert, noch müssen sie zwangsläufig zugelassen werden.

Was ist unter der Fahrtenbuchmethode zu verstehen?

Bei der Fahrtenbuchmethode versteht sich der geldwerte Vorteil als Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeuges, der im Verhältnis von Privat- und Arbeitswegfahrten zur Gesamtfahrtstrecke steht. Die Gesamtkosten setzen sich aus den nachstehenden Kostenarten zusammen:
  • Leasingrate/Abschreibung
  • Kfz-Steuer
  • Versicherungen
  • Wartung/Reparaturen
  • Benzin
  • etc.

Bei Aufführung der Kosten ist darauf zu achten, dass der jeweilige Bruttobetrag aufgezeigt wird, also die Kosten inklusive der Mehrwertsteuer. Ein Beispiel:

Berechnung des Kosten nach Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel
Kosten
Leasingrate 550 Euro
Kfz-Steuer 200 Euro
Versicherung 220 Euro
Wartung/Reparaturen 4.300 Euro
Benzin 5.100 Euro
Fahrten
Geschäftliche Fahrten 25.500 km
Private Fahrten 10.000 km
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit 4.500 km

Berechnung:

Gesamtkosten
Leasingrate 550 Euro
Kfz-Steuer 200 Euro
Versicherung 220 Euro
Wartung/Reparaturen 4.300 Euro
Benzin 5.100 Euro
Gesamtkosten 10.370 Euro
Fahrten
Geschäftliche Fahrten 25.500 km
Private Fahrten 10.000 km
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit 4.500 km
Jährliche Gesamtfahrtstrecke 40.000 km
Kosten pro Kilometer
Gesamtkosten /Jährliche Kilometer = 10.370 Euro / 40.000 km 0,26 Euro/km
Berechnung des geldwerten Vorteils
Private Fahrten = 10.000 km x 0,26 Euro/km 2.600 Euro
Fahrten zw. Wohnung und Arbeit = 4.500 km x 0,26 Euro/km + 1.170 Euro
Geldwerter Vorteil pro Jahr = 3.770 Euro
Geldwerter Vorteil pro Monat = 314,70 Euro

Der Arbeitnehmer zahlt bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode monatlich einen geldwerten Vorteil in Höhe von 314,17 Euro.

Fazit

Ganz egal auf welche Berechnungsmethode sich der Arbeitgeber mit seinem Beschäftigten einigt. Die gewählte Methode gilt immer für ein ganzes Kalenderjahr. Unterjährig darf ohne Fahrzeugwechsel keine Änderung erfolgen. Steht ein Wechsel über die Jahreswende an, sollte dieser gut vorbereitet werden. Insbesondere wenn auf die Fahrtenbuchmethode gewechselt wird, denn das Fahrtenbuch muss ab dem ersten Tag, also ab dem 01.01. des neuen Jahres geführt werden. Rückwirkende Eintragungen sind nicht möglich.

Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch?

In der Regel lässt sich der zu versteuernde Privatanteil durch zwei Methoden ermitteln. In der „pauschalen“ Variant, der 1-Prozent-Regelung, wird monatlich ein Prozent vom Bruttolistenpreis des Firmenwagens auf das Einkommen zugeschlagen. Darüber hinaus addieren sich noch 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zum Arbeitsplatz hinzu. Als Alternative ist ein Einzelnachweis zulässig, d. h. für jede Dienst- oder Privatfahrt muss eine Auflistung in einem Fahrtenbuch erfolgen.

Die Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch sind allerdings hoch, obwohl das zugehörige Gesetz eher vage bleibt (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG). Stattdessen greifen vielfach Urteile des Bundesfinanzhofs sowie Regeln der Finanzverwaltungen. Relevant für den Nachweis einer Dienstfahrt im Fahrtenbuch sind bspw. Datum, Ziel, Kilometerstand bei Fahrtantritt und –ende, Zweck der Fahrt sowie der Name des Geschäftspartners. Für Privatfahrten reicht hingegen meist die Angabe der gefahrenen Kilometer.

Welche Variante letztlich für den einzelnen Arbeitnehmer günstiger ausfällt, hängt von der individuellen Kilometerleistung ab. Grundsätzlich gilt: Wer den Firmenwagen häufig und umfangreich privat nutzt, kommt mit der 1-Prozent-Regelung günstiger davon. Wird das Fahrzeug nur gelegentlich außerhalb des Dienstbereichs verwendet, lohnt ein Fahrtenbuch (siehe Beispielrechnung).

1-Prozent-Regel Fahrtenbuch
Listen-/Kaufpreis Je 36.000 Euro
Anteil der km Privat>Dienst Dienst>Privat
1 % x 12 Monate 4.320 Euro Kilometer pro Jahr 20.000 km 20.000 km
Arbeitsfahrt 0,03 % vom Listenpreis x 25 Kilometer x 12 Monate 1.080 Euro Privatfahrten pro Jahr 12.000 km 5.000 km
Kfz-Kosten pro Jahr 10.000 Euro 10.000 Euro
Steueranteil 4.400 Euro Steueranteil 6.000 Euro 2.500 Euro
Steuer (42 %) 1.848 Euro Steuer (42 %) 2.520 Euro 1.050 Euro

Günstige Extras

Bei der Verwendung der 1-Prozent-Regel wird nicht nur der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs, sondern auch die Sonderausstattung steuerlich berücksichtigt. Allerdings gilt dieses Prinzip laut einem Gerichtsurteil des Bundesfinanzhofs von 2010 nur für Sonderausstattung vom Hersteller (Az. VI R 12/09). Nicht werksseitig implementierte Elemente sollten den geldwerten Vorteil nicht erhöhen. Demzufolge kann sich der Verzicht auf teure Extras als deutlich günstiger für den Arbeitnehmer herausstellen.

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Quellennachweise: