Bundesministerium für Finanzen (Az. IV C 5-S 2334/10/10006)

Elektronisches Fahrtenbuch muss nicht akzeptiert werden

Es könnte alles so einfach sein: Excel-Tabelle angelegt, Dienst- und Privatfahrten sauber verzeichnet, am Jahresende ausgedruckt, fertig ist das Fahrtenbuch. Aber halt! Wieso einfach, wenn es auch umständlich geht? Das zumindest könnte man bei einem Schreiben der Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster denken (LSt-Außendienst Nr. 02/2013). Dieses besagt, dass elektronische Fahrtenbücher weder generell zugelassen noch zertifiziert werden müssen. Es liegt daher beim Steuerzahlen, vor der Nutzung eines solchen elektronischen Fahrtenbuches zu prüfen, ob es die Bedingungen, welche das Finanzamt an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellt, erfüllt.

Diese Bedingungen sind: Dienst- und Privatfahrten müssen getrennt aufgelistet werden. Bei allen Dienstfahrten sind Datum, Ziel der Dienstfahrt, Zweck (so genau wie möglich, denn allgemeine Aussagen wie Messebesuch oder Kundenbesuch genügen nicht), Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie die Namen der besuchten Personen angegeben werden. So weit so gut, doch: die Aufzeichnungen dürfen nachträglich nicht manipuliert werden können. Das ist bei einer Excel-Tabelle natürlich nicht gesichert und von daher genügt diese den Anforderungen des Fiskus an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht.